Bist Du gut in Delegation? Für mich war es ein „Entwicklungsfeld“, was ich ehrlich gesagt so nicht erwartet hätte. Aber nach über 23 Jahren in der meist wasserfall-organisierten Struktur von KMU und zuletzt überwiegend Konzernen, fiel es mir in meiner Start-up-Situation und im agilen Umfeld tatsächlich schwer zu delegieren. (Das Delegation-Board mal außer acht gelassen!) Jetzt glaube ich allerdings mein Erfolgsrezept gefunden zu haben: Sir John Whitmore´s GROW* Formel wende ich für die Delegation an. Aber der Reihe nach…

Die richtige Art zu delegieren

Zunächst war ich in meiner Reflektion „Warum funktioniert das eigentlich nicht? Ach, ich mache es einfach selbst schnell!“ eher oberflächlich und habe mir eingeredet, dass ich Spaß daran finde und voller Gründerenergie es eh super sei, in die Operative zu gehen, es selbst zu erledigen. Aber irgendwann wurde der Arbeitsdruck doch etwas zu heftig und ich sah etwas genauer hin: es lag an meiner Art zu delegieren.

Ein Beispiel: Für ein großes Kundenevent benötigte ich einen Caterer. Ich bat einen Junior-Projectmanager für den besagten Termin Caterer zu kontaktieren und auf mich in den nächsten Tagen zurück zu kommen. Wenige Tage später erhielt ich unaufgefordert die Rückmeldung, dass er einige Caterer per eMail kontaktiert habe, aber aktuell noch niemand seine Verfügbarkeit an diesem Termin bestätigt habe. Ich wollte wissen, ob er nachtelefoniert hatte, etc. Nein, hatte er nicht. Dafür hatte er auch gar keine Zeit.  – Mir war an dieser Stelle überhaupt nicht geholfen und ich tendierte mal wieder dazu „alles selbst zu machen!“ Ich war frustriert. Das war doch keine Raketenwissenschaften… Und während ich mich noch in einer Mischung aus Selbstmitleid und unausgesprochenen Vorwürfen wähnte, kam ich ins Reflektieren, ob ich überhaupt „richtig delegiert“ hatte. Und mir fielen auch schnell andere Beispiele ein, wo ich mit dem Ergebnis meiner Delegation nicht zufrieden war und noch weniger zufrieden mit der „Lernkurve“ meines Gegenübers. Ich hätte mir ja auch gewünscht, dass ein Junior an den Aufgaben wachsen würde, sich durch die Ergebnisse für „Höheres“ empfehlen würde. Aber hatte ich in der Art und Weise delegiert, dass man überhaupt wachsen konnte? Nein, hatte ich nicht.

Effizienz und Wachstum durch GROW*

Und Wachstum war da für mich das Stichwort: Mir fiel schlagartig die GROW Formel ein vom Sportpsychologen/Mental Coach Sir John Whitmore und folgenden Tipp möchte ich geben für die Anwendung der GROW Formel auf Delegationen:

G wie GOAL, Ziel: Wenn Du Deine Delegation formuliert hast, dann frag Dein Gegenüber, was er oder sie für ein gutes Ergebnis in dieser Angelegenheit erachten würde. Beantworte alle offenen Fragen, die derjenige noch hat, damit dieser versteht, welches Ergebnis in der aktuellen Situation hilfreich wäre für den Erfolg. Wenn das Ziel einvernehmlich besprochen wurde, dann sollte dies schriftlich notiert werden.

R wie Realität, der aktuelle Status-quo, die aktuelle Situation: bevor – und das tun wir ja alle sehr gerne – man jetzt sofort in die Exekutive geht, frag erst nochmal nach, „Was ist der Ausgangspunkt für die gestellte Herausforderung?“, „Wo stehen wir gerade?“ „Was müssen wir ggf beachten in der aktuellen Situation?“, „Was könnte funktionieren, was auch nicht?“, „Gibt es noch irgendwelche Hindernisse, Hürden, die denjenigen davon abhalten Fortschritt zu machen?“.

Sollte es dann nochmal notwendig werden sich zu involvieren, dann bitte mit O wie Optionen: „Was sind aktuelle Optionen?“, „Was kannst Du sonst noch tun?“, „Kennst Du jemanden, der so eine oder ähnliche Herausforderung schon mal erledigt hat?“.

Letztlich W, wie „Was nun?“: Um letztlich für die zuverlässige Übernahme der Herausforderung ein „Willenserklärung“ zu erhalten, frag weiter: „Was glaubst Du kannst Du jetzt tun?“, „Wie wirst Du merken, dass Du auf dem richtigen Weg bist?“, „Was oder wer kann Dich noch bei der Erledigung unterstützen?“.

Das Geheimnis der GROW-Formel: ich übertrage nicht irgendeine Aufgabe. Ich übertrage mehr: ich gebe ein Projekt bzw. eine Herausforderung an einen anderen Menschen und will, dass dieser eine eigene Lösung dafür entwickelt, dabei wächst indem er Lern- und Entwicklungserfolge erzielt. Mit den Fragen coache ich denjenigen in den Lösungsmodus und zur Verantwortungsübernahme.

Was ist für Dich bei der erfolgreichen Delegation wichtig? Hast Du auch Delegation-Tipps?

*Die Grow-Formel ist ein Coaching Framework basierend auf der Ausarbeitung von Sir John Whitmore www.performanceconsultants.com/grow-model